如何让顾问的会议记录不再痛苦

顾问每周约有 23 小时花在会议上，平均下来每天超过 4.5 小时。顾问的典型日程是在管理客户之间循环：既要持续拓展潜客，也要为现有客户投入时间与流程。

COVID-19 以来会议增多

在我们工作方式不断重构的同时，坚持完成目标仍然关键，这意味着「居家办公」需要额外支持。疫情以来，时长约 30 分钟的短会增加了 10%，人们需要更频繁地通过音视频会议同步进展、对齐预期并推动交易。

手工会议记录浪费时间与金钱

助理顾问年薪通常在 7 万至 15 万美元之间，其主要工作包括：

• 规划要向客户提供的新产品/服务
• 数据分析
• 市场调研与竞品分析
• 战略建议

这对咨询公司意味着什么？顾问成本高昂，时间应花在核心任务上。

普通顾问一周仅有约 9% 时间用于规划、22% 用于市场、26% 用于交付、21% 用于行政事务。行政工作包括记会议笔记与撰写纪要向上汇报。若顾问获得合适的技术支持，这些时间本可用于真正的工作，也让公司对薪资投入物有所值。

员工对技术支持的诉求

顾问工作的另一大特点是出差。以往人们会飞往各地，与客户共进午晚餐以建立关系并讨论目标。有研究称，37% 的员工希望减少差旅，并要求「高技术力平台」以支持高效居家办公。只提供在线会议软件并不够。企业需要通盘考虑工作场景，提供可行的技术支持，让员工以高质量、高效率完成工作。

会议类型与会议记录的重要性

一项调研显示，顾问通常以会议开启和结束一天，且多为内部会议。一天中的第一场往往是与团队对齐当日议程，收工前的会议则常作为当日工作的更新，并在周会中展开。这意味着管理者不仅要记住自己客户的信息，还要掌握团队成员客户的情况。

此外，顾问还需访谈行业专家以获取信息，并与高管及领导层开会以校准理解与预期。

无论是内部还是外部会议，保持信息与数据有序都至关重要。根据咨询类型，客户通常期望在每个阶段后看到进展与反馈。在顾问手头有多家客户的情况下，尤其在会议数量因疫情增加约 10% 的当下，员工更需要前文提到的支持。视频会议中不停记笔记往往显得不礼貌，而纯语音会议要跟上也并不容易。顾问参加 56% 的客户会议，同时 73% 的通话为内部会议，包括更新、分享纪要以及规划后续行动。

综合起来，信息量巨大——这正是高效会议记录发挥作用之处！

简而言之，会议记录不仅对顾问重要，对公司发展也有价值。但应重点关注：

• 投资技术以支持会议增长并保持员工积极性
• 为顾问节省时间，使其专注数据分析、市场调研等本职工作
• 通过必要工具赋能员工，让薪酬投入物有所值

我们在此暂停，认识一下 Jack。Jack 是一位匿名顾问，希望与各位读者分享远程工作如何改变他管理会议的方式。

告诉我们 Jack，你最近远程工作时如何管理会议？

各位读者好！我想说自疫情以来工作量明显增加，大部分汇报、客户会议与跟进都改到了视频会议。另一个变化是每个客户的对接触点变多了。我们都明白，这种情形下沟通关键，记笔记同样关键。

语音会议记笔记首先就很繁琐，所以我更多改用视频会议。我仍然记笔记，但也开始用手机录对话，一天结束还要重听录音回忆会议内容并向领导汇报。此外，作为顾问，大量数据分析需要我的注意力与时间，但繁琐的记笔记与写纪要占用了大块时间。

这导致我工作与生活的多个方面失衡。一天多场会议持续记笔记，侵占了很多个人时间，工作量也随之增加！

我与 Jack 对话的其余部分已成往事，但我们从中学到了什么？

我们需要技术支持来：

• 辅助录音
• 生成实时转写以形成会议纪要
• 帮助制作个性化纪要用于汇报与核算

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