ハイブリッドワーク生産性のための最良ソフトウェアに求める6つの機能
COVID-19パンデミックは世界経済と人々の生活に甚大な被害をもたらしました。それは否定できません。しかし、非常に有益な気づきもあったことも否定できません。柔軟な働き方がいかに効率的かを人々が理解して以来、仕事は比較的速いペースで変化しています。
世界がパンデミック後の新しい現実へ移行するにつれ、より多くの企業とプロがハイブリッドワークを採用しています。現在、成長の速い企業の63%がハイブリッドモデルを使っており、その多くがその配置から戻る予定はありません。ハイブリッド企業への移行には多くの要素が関わりますが、重要な要素の一つは、柔軟な働き方を可能にする最高の在宅ワークソフトウェアを見つけて使うことです。
なぜハイブリッドワークが未来なのか
ハイブリッドとは、スタッフが特定の日は柔軟に、他の日はオフィスで働く配置です。組み合わせは企業ごとに異なります。
週に数日オフィス・残りは好きな場所から、という会社もあれば週ごとに交代する会社もあります。要点は、可能な日は在宅（または好きな場所）で働き、必要なときにオフィスに来ることです。
なぜハイブリッドが人気か？理由はいくつかあります。
従業員をより幸せにする
幸せな従業員はより成功した企業を作ります。最大手のFortune 500から最小の企業まで、時間とともにこの相関をますます理解しています。従業員の48%がハイブリッド環境を好む以上、それに応えることは幸福度向上に寄与します。従業員がよりエンゲージされるとパフォーマンスが上がり、長く留まり、離職率が下がればスタッフからより多くの成果が得られます。
生産性を高める
ハイブリッドは従業員を幸せにするだけでなく、より生産的にもします。どの働き方がより生産的かについて議論は続いています。リモートがより生産的だと言う人もいれば、オフィスがチームと個人の成果最適化に良いと言う人もいます。
より正確な答えは「場合による」です。超集中が必要な仕事では自宅のプライバシーが最適かもしれませんが、家事やタスクに気を取られる在宅の親にとっては必ずしもそうではありません。さまざまな文脈の人々で満たされた企業にとっての最良の解決策は、各自が自分に最適なものを選べるようにすること——それがハイブリッドが許すことです。
時間とリソースを節約
専門家の推定では、パートタイムリモート従業員1人あたり企業は最大約11,000ドル節約できます。オフィスに常駐する大人数への賃料、光熱費、その他のコスト削減から来ます。ハイブリッドは通勤時間を大きく減らすため従業員の時間も節約し、居住地によっては週2〜10時間かかっていたこともあります。
ハイブリッドワーク用ソフトウェアに必要な6つの機能
ハイブリッドワークが企業にとって有益である理由が分かったところで、次の質問は「ハイブリッドを機能させるにはどんなツールが必要か？」です。企業向けにハイブリッドワークを合理化するソフトウェアは大量にあります。例：
- コミュニケーションソフトウェア — チャット、ビデオ会議、メールなど
- プロジェクト管理・コラボレーションソフトウェア — 日次のリズムとアドホックな成果物の追跡
- ファイル共有ソフトウェア — 同じ場所にいなくても組織内でファイルを共有
- 会計ソフトウェア
- HR・カルチャーソフトウェア — タイムキーピング、休暇、給与など
- その他多数
リモートチーム向けの最良ソフトウェアを選ぶ際、探すべき機能を知る必要があります。したがって、これらのソリューションそれぞれに不可欠な機能を以下に示します。
1. 自動化
デジタルソリューションは人間より速くタスクを実行できます。それがコンピュータ時代の本質です。したがってすべてのハイブリッドワークツールにはプロセスを加速する何らかの自動化が必要です。良い例はデジタルミーティングアシスタントで、AIシステムで会議の文字起こしとメモを取り、全員が議事録ではなくアイデア共有に集中でき、リモートでも対面でもより良いブレインストーミングと議論を可能にします。
2. 体験のシンプルさ
ユーザーエクスペリエンスはすべてのソフトウェアとソリューションの最優先事項の頂点にあります。ハイブリッドツールを使うとき、誰もが仕組みを理解できるべきです。チームメンバーがアーセナルのツールの使い方を知らないと、運用にボトルネックが生じます。
選択するソリューションは使いやすいべきです。新技術の展開には学習曲線があっても、UXが優れていれば長くかかるべきではありません。UXを判断する際の考慮事項：
- 使いやすさ
- ナビゲーション
- ユーザビリティ
- アクセシビリティ
- モバイル対応
- デザインと機能のシンプルさ
3. ビジュアル体験
生産性ツールやハイブリッドワークソフトウェアに次に必要なのは、より良いビジュアル体験です。乱雑さは生産性に良くありません。ツールがシンプルでミニマルであるほど、体験は良くなります。
ミニマルデザインは見た目だけでなく、通常非常にダイレクトでスッキリしており時間も節約します。自然に、2〜3ステップでタスクを終える方が10ステップのツールより優れています。
例えばビジネスプロセス管理ソフトウェアを選ぶとき、人が読み取りやすく消化しやすいソリューションが必要です。SOPをクリーンにフォーマットし、ウィキプロセスを合理化する画像や動画を追加できるツールが望ましいです。
4. クラウドベースのアクセス
毎週時間を節約したいなら、クラウドベースのソリューションを検討する時です。オンラインでアクセスできるツールは、情報やファイルのためにどこかに行く必要を減らします。DropboxやGoogle Driveのようなクラウドストレージを想像してください。仕事に必要な10枚の写真が入ったUSBを取りにオフィスまで往復1時間する必要がない——それがクラウド技術によって可能になります。
5. カスタマイズ性
リモートチーム環境ではチームごとに異なります。だからハイブリッドソリューションにはある程度のカスタマイズ性が必要です。所有感を高める会社ロゴの追加から、プロジェクト管理ツールでカンバンとリスト表示の切り替えまで。各ワーカーも異なるため、他のメンバーに影響を与えずダッシュボードとデジタルワークスペースをカスタマイズできることが、ハイブリッドツール選びの必須条件です。
6. データと分析
在宅生産性ツールに最後に常に必要なのはデータレポートへのアクセスです。これらの分析は会計ソフト、HRソフト、ほとんどの在宅ツールの文脈で最も効きます。データレポートはマネージャーとステークホルダーがチームパフォーマンスを評価し、ハイブリッド運用を最適化する方法を見つけるのに役立ちます。ダッシュボードは結果を自動計算し、長期間のアーカイブを提供できるべきです。
ハイブリッドワークはここに留まる
トレンドと展開は一つの真実を指し示します——ハイブリッドワークは一過性の流行ではなく、長く続きます。だから部門や会社でできるだけ早く実装するのは良い考えです。
