Comment les notes de réunion peuvent devenir moins pénibles pour les consultants

Être consultant, c’est environ 23 heures par semaine en réunions, soit en moyenne plus de 4,5 heures par jour. Le quotidien d’un consultant suit une boucle de gestion clients : il faut sans cesse développer les prospects tout en consacrant temps et processus aux clients existants.

Augmentation des réunions depuis le COVID-19

Pendant que nos modes de travail se restructurent, il reste crucial de tenir le cap vers les objectifs — ce qui exige un soutien supplémentaire pour le travail à distance. Depuis la pandémie, les courtes réunions d’environ 30 minutes ont augmenté de 10 % : les équipes doivent se connecter plus souvent en audio/vidéo pour partager l’avancement, aligner les attentes et faire avancer les deals.

Les notes manuelles gaspillent temps et argent

Le salaire d’un consultant associé se situe en moyenne entre 70 000 et 150 000 $. Ses missions principales incluent :

• Planifier de nouveaux produits / services pour les clients
• Analyse de données
• Études de marché et veille concurrentielle
• Recommandations stratégiques

Qu’est-ce que cela signifie pour les cabinets ? Les consultants sont chers et leur temps doit aller aux missions prioritaires.

Un consultant moyen ne consacre qu’environ 9 % de son temps à la planification, 22 % au marketing, 26 % à la prestation et 21 % aux tâches administratives par semaine. Les tâches admin comprennent la prise de notes en réunion et la rédaction de mémos pour informer la hiérarchie. Tout ce temps pourrait être libéré avec un soutien technologique adapté, pour que les consultants fassent leur vrai métier et que l’investissement salarial soit rentable.

Demande de support technologique

Un autre aspect majeur : les déplacements professionnels. Autrefois, on voyageait en ville et planifiait déjeuners ou dîners clients pour créer du lien et parler objectifs. Une étude indique que 37 % des employés demandent de réduire les voyages et réclament des « plateformes tech avancées » pour un télétravail efficace. Un simple outil de visioconférence ne suffit pas. Les entreprises doivent envisager l’ensemble du travail à accomplir et fournir un support technologique réaliste pour que les équipes travaillent efficacement avec qualité.

Types de réunions et importance des notes

Une recherche montre que les consultants commencent et terminent souvent la journée par des réunions, surtout internes. Le premier appel règle l’ordre du jour avec l’équipe ; celui de fin de journée fait souvent office de point sur la journée, détaillé ensuite en hebdomadaire. Les managers doivent donc retenir des informations sur leurs propres clients et ceux de leur équipe.

En plus, les consultants passent du temps à interviewer des experts sectoriels et à rencontrer dirigeants et équipes de direction pour valider compréhension et attentes.

Réunion interne ou externe, il est crucial d’organiser toutes les informations. Selon le type de conseil, les clients attendent un suivi de progression et des retours après chaque étape. Avec plusieurs clients par consultant, surtout avec +10 % de réunions depuis le COVID, le support mentionné plus haut est indispensable. Prendre des notes en visio peut sembler peu courtois ; suivre le rythme en audio seul n’est pas simple non plus. Les consultants assistent à 56 % des réunions clients, tandis que 73 % des appels sont internes : mises à jour, partage de comptes rendus, planification des actions.

Mis bout à bout, c’est énormément d’information — c’est là qu’interviennent des notes de réunion efficaces !

En résumé, les notes sont vitales pour les consultants et utiles pour la progression du cabinet. Mais il faut insister sur :

• L’importance d’investir dans la tech pour soutenir la hausse des réunions et motiver les équipes
• Libérer du temps pour le cœur du métier : analyse de données, études de marché, etc.
• Rentabiliser les salaires en équipant les collaborateurs des bons outils

Faisons une pause et rencontrons Jack. Jack est un consultant anonyme qui souhaite partager comment le télétravail a changé sa gestion des réunions.

Alors Jack, comment gérez-vous vos réunions en télétravail ces derniers temps ?

Bonjour à tous ! Je dirais que le travail a clairement augmenté depuis le début du COVID : la plupart de nos reporting, réunions clients et suivis se font en visio. Autre changement : nous avons plus de points de contact par client. Comme chacun le sait, la communication est clé — mais les notes aussi.

C’est pénible de prendre des notes en audio, donc je privilégie la vidéo. Je prends des notes, mais j’enregistre aussi les conversations sur mon téléphone, ce que je réécoute en fin de journée pour tout me remémorer et rendre compte à ma hiérarchie. En tant que consultant, j’ai aussi beaucoup d’analyse de données, mais notes et mémos absorbent une part énorme de mon temps.

Cela déséquilibre plusieurs pans de ma vie. Noter en continu après plusieurs réunions par jour me prend du temps personnel — d’où la charge de travail accrue !

La suite de mon échange avec Jack appartient au passé, mais qu’en retenir ?

Nous avons besoin d’un support tech pour :

• Aider à enregistrer
• Générer des transcriptions en temps réel pour les comptes rendus
• Produire des mémos personnalisés pour reporting et suivi comptable

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