6 fonctionnalités du meilleur logiciel pour la productivité en travail hybride

La pandémie de COVID-19 a causé d'immenses dégâts aux économies et aux vies — on ne peut le nier. Mais on ne peut pas non plus nier qu'il y a eu des prises de conscience très bénéfiques. Le travail change relativement vite depuis que les gens ont réalisé à quel point les arrangements flexibles peuvent être efficaces.

Alors que le monde bascule vers une nouvelle réalité post-pandémique, davantage d'entreprises et de professionnels adoptent le travail hybride. Actuellement, 63 % des entreprises à forte croissance utilisent un modèle hybride ; la plupart ne prévoient pas d'y renoncer. De nombreux facteurs entrent en jeu pour réussir cette transition. Mais un élément important est de découvrir et d'utiliser le meilleur logiciel de télétravail qui permet des arrangements flexibles.

Pourquoi le travail hybride est l'avenir

Le travail hybride signifie que le personnel travaille de façon flexible certains jours et au bureau d'autres jours. Le mix varie selon les entreprises.

Certaines entreprises ont quelques jours au bureau et le reste où ils veulent. D'autres alternent par semaines. L'essentiel : télétravail (ou travail depuis l'endroit souhaité) quand c'est possible, et bureau quand nécessaire.

Pourquoi le hybride gagne en popularité ? Quelques raisons :

Il rend les employés plus heureux

Des employés plus heureux font des entreprises plus performantes. Les plus grandes entreprises du Fortune 500 comme les plus petites réalisent de plus en plus cette corrélation. Comme 48 % des employés préfèrent un environnement hybride, s'y conformer améliore le bonheur au travail. Des employés plus engagés performent mieux, restent plus longtemps, et avec un turnover plus faible, vous obtenez plus de résultats.

Il booste la productivité

Les arrangements hybrides ne rendent pas seulement les employés plus heureux ; ils les rendent aussi plus productifs. Le débat sur le télétravail versus bureau continue. Certains disent que le télétravail est plus productif, d'autres que le bureau optimise mieux la sortie collective.

La réponse plus juste est : ça dépend. Certains emplois exigent une concentration extrême et la maison convient mieux. Ce n'est pas forcément vrai pour un parent télétravaillant, distrait par les tâches ménagères. Pour une entreprise avec des contextes variés, la meilleure solution est souvent de laisser chacun choisir ce qui lui convient — ce que permet le modèle hybride.

Il économise temps et ressources

Les estimations d'experts montrent que les entreprises économisent jusqu'à 11 000 $ par employé à temps partiel en télétravail — loyers de bureau réduits pour une présence moindre, charges et autres coûts. Le hybride fait aussi gagner du temps aux travailleurs en réduisant fortement les trajets — entre deux et dix heures par semaine selon le lieu de résidence.

‍

6 fonctionnalités indispensables pour le logiciel de travail hybride

Maintenant que nous savons pourquoi le hybride est bénéfique, la question est : « de quels types d'outils ai-je besoin pour que le hybride fonctionne ? » D'innombrables solutions logicielles peuvent rationaliser le travail hybride, notamment :

• Logiciels de communication — chat, visioconférence, e-mail
• Logiciels de gestion de projet et collaboration — suivre le rythme quotidien et les livrables ad hoc
• Logiciels de partage de fichiers — partager sans être au même endroit
• Logiciels comptables
• Logiciels RH et culture — pointage, congés, paie, etc.
• Et bien d'autres

Pour choisir le meilleur logiciel pour équipes distantes, il faut savoir quelles fonctionnalités exiger. Voici des critères non négociables pour chaque catégorie :

1. Automatisation

Les solutions numériques exécutent des tâches plus vite que les humains — c'est l'essence de l'ère informatique. Chaque outil hybride doit donc offrir un certain niveau d'automatisation. Un bon exemple est un assistant de réunion numérique qui transcrit et prend des notes via l'IA, libérant tout le monde pour partager des idées sans rédiger des comptes rendus, favorisant de meilleurs brainstormings en remote ou en présentiel.

2. Simplicité d'expérience

L'expérience utilisateur est la priorité absolue. Avec des outils hybrides, tout le monde doit comprendre le fonctionnement. Si des membres d'équipe ne savent pas utiliser vos outils, des goulots d'étranglement apparaissent.

Choisissez des solutions faciles à prendre en main. Une courbe d'apprentissage peut exister, mais elle ne doit pas être longue si l'UX est bonne. Facteurs à considérer :

• Facilité d'utilisation
• Navigation
• Ergonomie
• Accessibilité
• Réactivité mobile
• Simplicité du design et des fonctions

3. Expérience visuelle

Un bon outil de productivité ou logiciel hybride doit aussi offrir une expérience visuelle soignée. Le désordre nuit à la productivité ; plus l'outil est simple et minimaliste, meilleure est l'expérience.

Les designs minimalistes font gagner du temps : directs et sans encombrement, pas seulement plus beaux. Terminer une tâche en deux ou trois étapes vaut mieux qu'en dix.

Par exemple, lors du choix d'un logiciel de gestion des processus métier, il vous faut une solution facile à lire et digérer, qui formate les SOP proprement et permet d'ajouter images ou vidéos pour fluidifier le wiki.

4. Accès cloud

Si vous voulez gagner du temps chaque semaine, regardez les solutions cloud. Tout outil accessible en ligne évite de se déplacer pour accéder aux informations ou fichiers. Pensez au stockage cloud type Dropbox ou Google Drive : plus besoin d'une heure aller-retour au bureau pour une clé USB avec dix photos — c'est la promesse du cloud.

5. Personnalisation

Dans un environnement d'équipe à distance, chaque équipe est différente. Les solutions hybrides doivent être personnalisables : logo d'entreprise, passage du kanban à la liste dans l'outil de gestion de projet, etc. Chaque collaborateur est différent : pouvoir personnaliser tableaux de bord et espaces de travail sans impacter les autres est indispensable.

6. Données et analytique

Enfin, les outils de productivité à distance doivent offrir des rapports de données. Ces analyses sont particulièrement utiles pour la compta, les RH et la plupart des outils remote. Les rapports aident managers et parties prenantes à évaluer la performance et à optimiser le travail hybride. Les tableaux de bord doivent calculer automatiquement les résultats et archiver les données sur la durée.

Le travail hybride est là pour durer

Les tendances pointent vers une vérité : le hybride n'est pas une mode passagère. Il restera longtemps. Il peut être judicieux de l'implémenter au plus tôt dans votre service ou entreprise.