5 bonnes pratiques pour des réunions à distance efficaces et productives

Oui, nous avons accepté la vérité mondiale de la pandémie — premier pas pour changer de vitesse et faire avancer les choses. La bonne nouvelle : la technologie permet aujourd'hui des fonctionnalités qui nous aident à aller plus vite, élargir notre portée et atteindre nos objectifs.

Si vous êtes marketeur, commercial, consultant, gestionnaire d'investissements, journaliste, homme ou femme d'affaires, enseignant ou étudiant en train de vous adapter à la nouvelle réalité, vous êtes au bon endroit. Chez Laxis, nous vous aidons à bâtir vos rêves et à mener à bien votre quête.

La plupart des entreprises travaillent à distance, ce qui signifie qu'en interne comme en externe, les collaborateurs échangent avec clients et consommateurs en ligne via différents médias et appareils. Imaginez la différence avec le fait d'accueillir un client pour la première fois, d'écouter ses besoins et d'offrir vos solutions — tout par ordinateur ou téléphone. Puis imaginez « le bon vieux temps » (2020 semble déjà loin) : vous pouviez rendre visite à vos clients, construire la confiance et être présent pour leurs besoins. Énorme différence.

Avant d'aborder les bonnes pratiques des réunions en ligne, récapitulons celles des réunions hors ligne.

Planification réfléchie

‍Les grandes réunions naissent d'une planification réfléchie. L'ordre du jour clarifie les sujets. Il est aussi important de décider quels parties prenantes sont vraiment nécessaires et de respecter le temps de chacun.

Écoute

‍Être un bon auditeur en réunion établit la confiance du client et vous permet de reformuler ou d'ordonner votre offre pour mieux résoudre son problème.

Engagement

‍Une réunion satisfaisante est souvent celle où chaque participant peut s'exprimer et être entendu. Il est crucial d'impliquer toutes les personnes présentes et d'échanger idées et savoirs sous des angles différents.

Enregistrer et répondre

‍Le suivi est l'aspect le plus important de la capacité d'une organisation à convertir un prospect en utilisateur. Ce processus est crucial pour la centrée client, un fait établi chez les entreprises performantes aujourd'hui.

À cause du COVID-19, presque toutes les réunions se font en ligne. Les données suggèrent que 53 % des utilisateurs aux États-Unis jugent Internet essentiel depuis le début de la pandémie.

Voici des faits montrant que le travail à distance / en ligne n'est pas si mauvais :

• Hausse de 77 % de la productivité en télétravail.
• 83 % des employés déclarent une satisfaction professionnelle plus élevée en télétravail.
• 74 % des employés resteraient dans leur emploi si le télétravail était une option.

Ces données reflètent l'essor des visioconférences ; il est temps d'entrer dans les bonnes pratiques des réunions en ligne. Comment s'adapter à la nouvelle norme et tenir des réunions à distance efficaces ? Pour mieux gérer les réunions à distance avec des clients ou en interne, il est crucial de vérifier les pratiques suivantes :

Arriver à l'heure

‍Imaginez arriver en retard à une réunion plénière ou un appel client après les autres — cauchemar. Planifiez et accueillez vos pairs ou clients pour de bonnes relations et une image de marque juste.

Avoir une connexion stable

‍Cela peut sembler simple, mais une connexion stable aide à mieux retenir, évite les désagréments et la gêne.

Se concentrer et écouter

‍Avec la vague de réunions en ligne, il est important de se souvenir de ce qui est discuté pour mieux définir les actions et livrer votre meilleur travail à votre manager / client.

Prendre des notes claires et utiles

‍Notez régulièrement les dates importantes, fonctionnalités, conditions demandées par le client. C'est important pour convertir ou développer l'activité, mais aussi comme preuve de travail et responsabilité en cas de tensions.

Vous souvenez-vous de la dernière fois où l'équipe créative a pris du retard et vous avez dû fouiller vos e-mails ?

Compte rendu personnalisé pour le client

‍Les clients apprécient les suivis, surtout en B2B. Prendre des notes est une chose ; envoyer un compte rendu personnalisé avec date de suivi ou ordre du jour en est une autre.

Saviez-vous que 63 % des réunions aux États-Unis se tiennent sans ordre du jour fixe ? Démarquez-vous, soyez plus productifs avec de meilleurs retours sur vos efforts.

On s'arrête là ? Peut-être deux minutes de plus pour un jackpot ?

Et si je vous disais que j'ai une solution unique couvrant toutes ces mesures ?

Avec un roulement de tambours imaginaire, bienvenue chez Laxis. Les fondateurs passionnés cumulent plus de 50 ans d'expérience en capital-risque, marketing, développement commercial et design produit et vous apportent une solution de classe mondiale AU BON MOMENT, quand vous en avez le plus besoin.

Outre la ponctualité (objectif personnel), Laxis accélère le processus grâce à l'IA et au NLP avancés. Laxis peut prendre en charge l'écoute, l'enregistrement et les notes — et vous permettre de regarder votre client dans les yeux, de communiquer avec confiance, de vous concentrer sur la discussion et de construire de solides relations, cadre de tout bon travail. Chez Laxis, nous résolvons :

L'écoute

‍Laxis enregistre toutes vos conversations, en ligne ou hors ligne, sur l'appareil de votre choix. Accès facile à l'information, partout.

Les notes

‍En plus de l'enregistrement, Laxis génère des transcriptions en temps réel pour vous concentrer sur la centrée client.

Le compte rendu et le suivi

‍Trouvez mots-clés, intervenants, horodatages pour structurer votre solution client et générer des rapports internes. Laxis extrait aussi les temps forts de conversation et les édite en mémos personnalisés pour suivis / reporting / comptabilisation.

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