Cómo las notas de reunión pueden ser menos dolorosas para los consultores

Ser consultor implica unas 23 horas semanales en reuniones, lo que de media se traduce en más de 4,5 horas al día. La rutina de un consultor es un bucle de gestión de clientes: hay que seguir aumentando prospectos mientras se dedica tiempo y procesos a los actuales.

Más reuniones desde el COVID-19

Mientras la forma en que trabajamos se reestructura, seguir el camino hacia los objetivos sigue siendo vital; eso exige más apoyo para el trabajo desde casa. Desde la pandemia, las reuniones cortas de unos 30 minutos han aumentado un 10 %, lo que significa que la gente debe conectarse más a menudo por audio/vídeo para ponerse al día, alinear expectativas y ejecutar acuerdos.

Las notas manuales desperdician tiempo y dinero

El salario de un consultor asociado suele oscilar entre 70.000 y 150.000 $. Su trabajo principal incluye:

• Planificar nuevos productos/servicios para clientes
• Análisis de datos
• Investigación de mercado y análisis de competidores
• Recomendaciones estratégicas

¿Qué implica esto para las consultoras? Los consultores son caros y su tiempo debe ir a las tareas principales.

Un consultor medio dedica solo alrededor del 9 % de su tiempo a la planificación, el 22 % al marketing, el 26 % al servicio y el 21 % a tareas administrativas a la semana. Lo administrativo incluye tomar notas en reunión y preparar memorias para informar a los superiores. Todo ese tiempo podría ahorrarse si los consultores tuvieran el apoyo tecnológico adecuado para hacer su trabajo real y que la empresa obtenga retorno del salario.

La demanda de soporte tecnológico

Otro aspecto clave es viajar por trabajo. Antes la gente volaba a ciudades y organizaba comidas o cenas con clientes para crear vínculo y hablar de objetivos. Un estudio dice que el 37 % de los empleados pide recortar viajes y exige «plataformas de alto soporte tecnológico» para teletrabajar con eficiencia. Solo dar software de videoconferencia no basta. Las empresas deben pensar en todo el trabajo que hay que hacer y ofrecer apoyo tecnológico viable para que la gente sea más eficiente y de alta calidad.

Tipos de reuniones e importancia de las notas

Una investigación primaria mostró que los consultores suelen empezar y terminar el día con reuniones, en su mayoría internas. La primera llamada del día alinea el orden del día con el equipo; la del final suele ser un repaso del día que se amplía en las semanales. Eso significa que los managers deben retener información no solo de sus clientes, sino también de los de su equipo.

Además, los consultores dedican tiempo a entrevistar expertos del sector y a reunirse con ejecutivos y equipos directivos para alinear comprensión y expectativas.

Tanto si la reunión es interna como externa, es crucial mantener ordenada toda la información. Según el tipo de consultoría, los clientes esperan seguimiento del trabajo y feedback tras cada etapa. Con varios clientes por consultor, especialmente con un 10 % más de reuniones desde el COVID, los empleados necesitan el apoyo mencionado antes. Tomar notas en vídeo a menudo no se considera cortés, y seguir el ritmo solo en audio tampoco es fácil. Los consultores asisten al 56 % de las reuniones con clientes, mientras el 73 % de las llamadas son internas: actualizaciones, compartir actas y planificar siguientes pasos.

Todo junto es muchísima información —¡aquí entran en juego unas notas de reunión eficaces!

En resumen, las notas no solo son vitales para los consultores, también valen para el progreso de la firma. Pero conviene centrarse en:

• La importancia de invertir en tecnología para apoyar el aumento de reuniones y mantener la motivación
• Ahorrar tiempo a los consultores para su trabajo real: análisis de datos, investigación de mercado, etc.
• Que la inversión en salarios rinda proporcionando las herramientas necesarias

Hagamos una pausa y conozcamos a Jack. Jack es un consultor anónimo que quiere contar a los lectores cómo el trabajo remoto ha cambiado su forma de gestionar reuniones.

Dinos, Jack, ¿cómo gestionas las reuniones en remoto últimamente?

¡Hola, lectores! Diría que el trabajo ha aumentado claramente desde el COVID: la mayor parte de reporting, reuniones con clientes y seguimientos ocurre por videollamada. Otro cambio es que tenemos más puntos de contacto por cliente. Como todos sabemos, la comunicación es clave, pero también tomar notas.

Es tedioso tomar notas en llamadas de audio, así que uso más vídeo. Sigo tomando notas, pero también grabo conversaciones en el móvil y al final del día las escucho para recordar todo e informar a mis superiores. Además, como consultor dedico mucho tiempo al análisis de datos, pero el proceso de notas y memorias absorbe un gran trozo de mi tiempo.

Eso ha desequilibrado distintas áreas de mi vida. Tomar notas continuamente de varias reuniones al día me quita mucho tiempo personal, ¡de ahí el aumento de carga!

El resto de mi charla con Jack es historia, pero ¿qué aprendimos?

Necesitamos apoyo tecnológico para:

• Ayudar con las grabaciones
• Generar transcripciones en tiempo real para las actas
• Facilitar memorias personalizadas para reporting y contabilidad

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Con el servicio de notas de reunión con IA de Laxis, los consultores se alejan del trabajo tedioso y se centran en lo más importante para crear valor para clientes, consumidores y empresas.

• Laxis captura cada conversación donde ocurra y genera transcripciones en tiempo real
• Laxis guarda las notas en un solo lugar, buscables y editables
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