6 características del mejor software para la productividad en el trabajo híbrido

La pandemia de COVID-19 causó un daño enorme a economías y vidas. Eso no se puede quitar. Pero tampoco podemos negar que hubo conclusiones muy beneficiosas. El trabajo cambia con relativa rapidez ahora que la gente vio cuán eficientes pueden ser los arreglos flexibles.

A medida que el mundo entra en una nueva realidad pospandemia, más empresas y profesionales adoptan el trabajo híbrido. Actualmente, el 63 % de las empresas de alto crecimiento usan un modelo híbrido y la mayoría no piensa volver atrás. Muchos factores intervienen para triunfar como empresa híbrida. Pero un elemento importante es descubrir y usar el mejor software de trabajo desde casa que habilite arreglos flexibles.

Por qué el trabajo híbrido es el futuro

Un arreglo híbrido es básicamente una configuración en la que el personal trabaja con flexibilidad ciertos días y desde oficina otros. El mix puede variar mucho.

Algunas empresas tienen unos días en oficina y el resto desde donde quieran. Otras alternan por semanas. La línea de fondo: teletrabajo (o desde donde quieran) los días que puedan y oficina cuando haga falta.

¿Por qué crece la popularidad del híbrido? Algunas razones:

Hace más felices a los empleados

Empleados más felices hacen empresas más exitosas. Los mayores del Fortune 500 y las más pequeñas empiezan a ver más esta correlación. Dado que el 48 % de los empleados prefiere un entorno híbrido, cumplir mejora la felicidad. Cuando están más comprometidos, rinden mejor, se quedan más y, con menos rotación, obtienes más resultados del personal.

Impulsa la productividad

Los arreglos híbridos no solo hacen más felices a los empleados; también más productivos. El debate sobre si el remoto u oficina rinde más sigue vivo.

La respuesta más precisa es: depende. Algunos trabajos requieren hiperfoco y la privacidad del hogar funciona mejor. Pero puede no ser cierto para un padre o madre en casa distraído por quehaceres. Para una empresa con personas de contextos distintos, la mejor solución suele ser dejar que elijan lo que mejor les va — y eso es lo que permite el híbrido.

Ahorra tiempo y recursos

Las estimaciones de expertos indican que las empresas ahorran hasta 11.000 $ por trabajador remoto a tiempo parcial: menos alquiler para una plantilla más reducida en oficina, menos servicios y otros costes. El híbrido también ahorra tiempo al trabajador al reducir mucho el desplazamiento — entre dos y diez horas a la semana según dónde viva.

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6 características que todo software para trabajo híbrido debe tener

Ahora que sabemos por qué el híbrido beneficia a las empresas, la siguiente pregunta es «¿qué herramientas necesito para que el híbrido funcione?» Hay toneladas de soluciones que pueden agilizar el trabajo híbrido, entre ellas:

• Software de comunicación — chat, videoconferencia, correo
• Software de gestión de proyectos y colaboración — seguimiento del ritmo diario y entregas ad hoc
• Software para compartir archivos — compartir sin estar en el mismo sitio
• Software contable
• Software de RRHH y cultura — control horario, vacaciones, nómina, etc.
• Y muchos más

Al elegir el mejor software para equipos remotos, hay que saber qué características buscar. Estas son imprescindibles en cada categoría:

1. Automatización

Las soluciones digitales realizan tareas más rápido que los humanos: es la esencia de la era informática. Cada herramienta híbrida debe tener cierto nivel de automatización que acelere procesos. Un buen ejemplo es un asistente digital de reuniones que toma transcripciones y notas mediante IA, liberando a todos para compartir ideas sin redactar actas, potenciando mejores lluvias de ideas y discusiones en remoto o presencial.

2. Simplicidad de experiencia

La experiencia de usuario está en la cima de las prioridades. Con herramientas híbridas, todos deben entender cómo funcionan. Si hay miembros que no saben usar las herramientas, aparecerán cuellos de botella.

Asegúrate de que las soluciones sean fáciles de usar. Puede haber curva de aprendizaje al desplegar tecnología nueva, pero no debe ser larga si la UX es buena. Factores a considerar:

• Facilidad de uso
• Navegación
• Usabilidad
• Accesibilidad
• Adaptación móvil
• Simplicidad de diseño y función

3. Experiencia visual

La siguiente característica es una mejor experiencia visual. El desorden no ayuda a la productividad: cuanto más simple y minimalista sea la herramienta, mejor será la experiencia.

Los diseños minimalistas ahorran tiempo al ser directos y sin desorden, no solo más atractivos. Completar una tarea en dos o tres pasos es mejor que con una herramienta de diez pasos.

Por ejemplo, al elegir software de gestión de procesos de negocio, necesitas una solución fácil de leer y digerir, que formatee los SOP de forma limpia y permita imágenes o vídeos para agilizar el wiki.

4. Acceso basado en la nube

Si quieres ahorrar tiempo cada semana, toca mirar soluciones en la nube. Cualquier herramienta accesible en línea elimina la necesidad de desplazarte para acceder a información o archivos. Piensa en almacenamiento en la nube como Dropbox o Google Drive: imagina no tener que ir una hora ida y vuelta a la oficina por un USB con diez fotos que necesitas para trabajar. Eso solo es posible con la nube.

5. Personalización

En un entorno de equipo remoto, cada equipo es distinto. Por eso las soluciones híbridas deben ser personalizables: desde añadir el logo para sentido de pertenencia hasta cambiar de kanban a lista en la herramienta de proyectos. Cada trabajador también es distinto: poder personalizar paneles y espacios digitales sin afectar al resto es imprescindible al elegir herramientas híbridas.

6. Datos y analítica

Por último, las herramientas de productividad en casa deben ofrecer acceso a informes de datos. Estas analíticas funcionan mejor en software contable, de RRHH y en la mayoría de herramientas remotas. Los informes dan a managers y stakeholders información para evaluar el rendimiento del equipo y optimizar el trabajo híbrido. Los paneles deben calcular resultados automáticamente y archivar datos a largo plazo.

El trabajo híbrido se queda

Las tendencias apuntan a una verdad: el híbrido no es una moda pasajera. Se quedará mucho tiempo. Puede ser buena idea implementarlo en tu departamento o empresa cuanto antes.